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本文来自微信公众号:匹夫老六说财税,作者:匹夫老六,原文标题:《我做尽调这些年(七十八)- 纸质凭证的异常》,头图来自:AI 生成一个朋友跟我聊说,是不是也可以根据观察纸质凭证来发现异常。比如某些应该比较久,或者有年代痕迹的凭证,但是却很新,这是不是就很有可能是后补的,改过的,与原经济业务不符,存在造假可能的?是的,这个逻辑没啥问题,只不过最近几年不太适用了,所以我也就没说这个实操。这个逻辑肯定是对的,就是根据企业日常的经营管理情况,来找到不符合日常情况的异常线索,然后重点关注相关的业务。如果你在企业工作过,你就会知道,以前很多原始单据,是需要传递的,可能从这张单据诞生,到他被装订在会计凭证里,会经历好几个人的手,或者很长时间。所以他一定是有使用痕迹的,包括一份合同,其实保存了 1 年的,跟上周刚打出来,其实是有分别的,当然这个也取决于被借阅翻阅的次数哈。各行各业呢,也都有自己的特点,比如有些东西他不该这么整齐,因为员工素质,水平,都没达到这么整齐的水平呢,弄得稀巴烂才正常。有的原始单据,它诞生的地方很脏,比如车间啊,库房啊等等,它就应该很脏。甚至可以看一些笔迹,看看是不是不同人,不同单据,笔迹会不会出现一样的情况,或者同一个人笔迹不一样,或者有一些笔记,应该很缭乱,但它却很工整?日常工作很忙的,有些人签字写字都是胡乱写,来匆匆去匆匆的。这些放在 5-10 年前,都可以成为你发现异常的线索。我以前真的会看这些,而且我真的会看笔迹,我就会对一对,找一找有没有同一个制单人审核人,前后笔迹不一样的情况。我以前做财务管理的时候,会让每个部门的领导,在我这留签字笔迹的印鉴,凡是他有审批签字权的,我都会让他留。我弄这个的目的,一方面是方便财务审核,另一方面是让签字审批的部门领导,重视她这个环节的审批,不要什么都签,瞎签,还让别人替她签,也算是通过这个留印鉴的行为,神圣他们的审批权吧。还有一方面是让大家知道,我们财务会严格审核,让他们不敢伪造签字。我觉得任何风控制度都是要达到没人敢伪造,而不是伪造了,我查出来,给他拉出去枪毙,没意义。把风险扼杀在摇篮里,才是风控工作优秀的体现。又跑题了,咱们说那个纸质凭证新旧的问题。我以前给企业做财务顾问的时候,还告诉过企业,要让他们注意造假业务,纸质单据新旧的问题,人家都能从这些发现异常的。我就会让他们自己做做旧,蹂躏一下应该旧应该脏的凭证,你要说谁能从油墨看出打印纸张的新旧,我信,但我估计来审查的人不具备这个能力。而且这只能是作为一个发现异常的线索,重点还是要关注具体的经济业务。我为什么近些年都不太重视这个事了呢,很简单,因为大家都无纸化办公啦,没什么纸质单据传递了。再把这个当一个实操经验去分享,就没什么意义了。以前半无纸化的时候,还有一部分纸质单据在传递,现在连发票都是全数电了,我去很多企业尽调,都看不到什么纸质单据了,也就是一些合同。这个单据,变旧,大多是因为传递,那现在都是线上审批了,没有传递的过程了,也就没什么变旧的情况了。企业可能还是会都打印出来,装订,全是崭新的,已经没法从这个事上分辨了。档案全是电子的了,基本他的 oa,采购流程、付款流程,会有所有附件的扫描件。就是现在抽凭,都不用翻阅了,也不用复印扫描了,企业直接能给你扫描件。而且现在很多企业都不装订凭证啊,就是忙不过来,懒得装,全在电脑里,合同原件也不存财务。前两年看过一个项目,做工业检测设备的,现在也要股改了。一个财务室二十几个人,就没人负责装订凭证,哈哈,然后只能外包雇别人装订,装订了 3 年的吧,可能花了不到 50 万,量比较大哈。50 万可能有 30 万回扣哈。装订得一塌糊涂,完全对不上,张冠李戴,银行单据也对不上,企业的原始凭证,就是打印一个 oa 的截图,会计做完账会在上面用铅笔写个凭证号,便于后续装订的。但银行回单没有啊,而且他那手写的凭证号,后期一删减凭证可能做错乱了。反正我们去尽调的时候,看到的纸质原始凭证非常混乱,你们别觉得装订凭证是一个很简单的工作,实习生能干,真干不了,至少得看得懂分录,看得懂回单,看得懂 oa 审批的才能不匹配错。所以 50 万,不多,但是呢他们的外包大概是找实习生搞的这个事,毕竟有 30 万回扣呢,所以装订的非常混乱。就现在这种情况而言,再去观察原始凭证的新旧,其实意义已经不大了,全是新的,这玩意就算他按月打印装订,只要他在财务室放着,没人经常翻阅,基本就会一直是新的,比较难发现差别。合同也是,3 年前的合同,签回来就归档了,后期查看,都是看电子版,从没翻阅过纸质合同一次,今天拿出来,一样还是崭新的。但这确实也是一个发现异常的思路,如果你们遇到还没有完全无纸化办公的,你们还是可以按这个思路去思考,你可以这样去观察,同一批凭证,有新有旧,或者大部分是比较旧的成色,有一些是比较新的,那你可以看看具体的经济业务。咱们要与时俱进,好多东西放在今天不适用了也就没必要放太多精力了,而且很多东西逻辑对,但实操成本太高,太费事,也属于纸上谈兵。所以我常说,如果脱离了一线,他不做业务了,那他分享的实操内容,意义也就不大了。